LA GESTION DES RESSOURCES

(OUTLOOK/EXCHANGE)

tdeman@bytheway.f= r

SOMMAIRE

LA GESTION DES RESSOURCES. 1

La gestion du planning des ressources avec Exchange= . 2

L= 217;examens des différents pièges. 3

La création des ressources. 4

La configuration spécifique d’une ressource. 6

L= 217;utilisation de la ressource. 8

En résumé, 13<= /span>

La gestion du plan= ning des ressources avec Exchange.

Si l’utilisation du calendrier Outlook par les utilisateurs est généralement bien comprise, la configuration et l’utilisation des plannings de ressources ne sont pas toujours bien réalisées.

Pour un utilisateur possédant sa boîte Exchange, le lance= ment d’Outlook lui crée automatiquement un dossier « Calendrier ». Dès qu’un rendez-vous e= st placé dans son calendrier, Outlook met à jour un dossier pub= lic de type système (« Temps libre/occupé »= ;).

En revanche, une formation sur Exchange aborde peu souvent la méthode pour gérer les ressources. Du coup, de nombreux administrateurs Exchange utilisent différentes méthodes (dos= siers publics, boîte partagée…) pour gérer cela avec p= lus ou moins de bonheur !

En fait, lors de l’utilisation de Outlook pour créer un rendez-vous ou une réunion, plusieurs éléments sont extrêmement trompeurs. Il convient donc de les démasquer dès maintenant.

L’examens des différents pièges

Le terme « Emplacement »

ð En fait, même s’il possible de = saisir du texte directement, son intérêt serait limité s̵= 7;il ne s’agissait que de cela.

ð Seuls les éléments clairement identifiés comme ressources peuvent apparaître spontané= ;ment dans la liste.

L’espace de travail de réunion qui semble être= en doublon avec l’emplacement.

ð Il ne s’agit pas de l’emplaceme= nt physique, mais plutôt d’une ressource virtuelle qui sera utilisée pour communiquer.

Plusieurs types d’espace de travail i= nteractifs sont proposés : « Microsoft Netmeeting, Microsoft Exchange Conferencing et Windows Media Services ». Les informations à fournir seront différentes selon le type d’espace mais seront le plus souvent formé d’une adress= e de site web sous la forme « http://www.siteWeb.extension &raq= uo;. La forme la plus courante et pratique sera probablement un espace de travail = de type WSS (SharePoint Services).

&= nbsp;

L’utilisation des dossiers publics de type « calendrier » :

ð C’est une méthode rapide pour = obtenir un agenda partagé et accessible en fonction de droits faciles &agra= ve; configurer. Mais, s’il est facile d’affecter une adresse de messagerie à ce dossier, l’envoi et la réception de « rendez-vous » poseront quand même de gros problèmes (programmation de scripts…). Le souci majeur est qu’un agenda dans un dossier public ne met pas à jour le doss= ier public système « temps libre/occupé » = et ne dispose d’aucun mécanisme d’acceptation et d’annulation, et encore moins de gestion de conflits !

La création des ressources

En fait, au niveau d’Exchange, il n’y a pas d’attrib= ut particulier permettant de créer ou définir une ressource. Ma= is, comment et où définit-on une ressource ?

L’astuce est qu’il faut traiter chaque ressource comme un utilisateur normal.

Si Exchange 5.5 autorisait l’affection d’un groupe à= ; une boîte ou de plusieurs boîtes à un même utilisateur (l’administrateur, par exemple), cette pratique n’est plus pos= sible en Exchange 2000/2003 et ces boîtes ne peuvent être migr&eacut= e;es telles quelles. Donc, même sur Exchange 5.5, il est préférable de s’adapter à la nouvelle rè= gle afin de pouvoir migrer sans douleurs.

Les salles, les rétroprojecteurs, les voitures, …, il n’y a pas de limites aux différents types de ressources imaginables.

La création des comptes qui serviront aux ressources se fera préférablement dans une UO (Unité d’organisatio= n) spécifique afin de ne pas traiter ces comptes comme les comptes nor= maux, notamment afin de limiter l’ouverture de session sur ces comptes. Par sécurité, le mot de passe affecté à ce compte = peut être gardé secret et l’ouverture de session peut ê= ;tre limitée à une seule machine, le serveur par exemple.

On peut créer le compte et la boîte, puis déléguer les droits aux différentes personnes qui ser= ont chargées de l’administration complète de ces ressource= s.

L’administrateur ou la personne désignée pour l’administration complète pourra définir des droits beaucoup plus limités et précis aux autres utilisateurs en suivant les rôles habituels ( Relecteur, auteur, éditeur, = 230;).

La configuration spécifique d’une ressource

Cette configuration nécessite l’utilisation du client Out= look afin de modifier des paramètres de la boîte Exchange.

La création d’un profil Outlook se fera sur le poste de l’utilisateur qui aura été désigné pour administrer cette ressource (délégation complète) sin= on à défaut avec le compte « administrateur ».

Par la suite, si nécessaire, l’ouverture de la boîte correspondant à la ressource pourra être ajoutée au pr= ofil Outlook habituel de l’utilisateur.

Dans les options du calendrier se trouveront 2 différents aspects &agrav= e; configurer

ð les options de disponibilité

La durée en mois permet de dé= finir sur quelle période l’outil de planification de réunion= peut rechercher une tranche commune à plusieurs agendas, par exemple.

La « disponibilité Internet » permet de pub= lier ses périodes de disponibilité, mais à condition de posséder un abonnement spécifique de type « MSN 8= » ! D’autres solutions sont possibles sous réserve de disposer d’un serveur (http) autorisé en lecture/écriture = : les articles 827775 (outlook 2003) et 291621 (Outlook 2002) de la base de connaissance Microsoft peuvent vous aider à implémenter cela= .

ð les options de planification de réun= ion.

La logique habituelle est de configurer l’acceptation automatiqu= e des réunions et le traitement automatique des annulations.

Les autres choix dépendent plus de v= os besoins personnels.

ð Ce sont ces options qui, en définiti= ve, crée la ressource et provoque son fonctionnement autonome.

Le bouton « définir les autorisations » permet d’accéder aux autorisations= sur le dossier « calendrier ». Mettre la lecture pour to= us sur une ressource n’est généralement pas une mauvaise idée. En revanche, les droits de modifications/suppressions directes devraient être réservés aux administrateurs de la ressource.<= /p>

L’utilisation de la ressource

Que ce soit lors de la création d’un rendez-vous ou d’une réunion, il est alors possible d’utiliser les ressources. Mais, ces ressources n’apparaîtront qu’après une première utilisation.

La zone « emplacement » dispose d’une list= e, mais cette liste ne comportera que les ressources qui auraient déjà été utilisées !

Sélectionner alors l’onglet « planification ». L’option « nouve= lle réunion » permettra de rechercher et de proposer la 1ère période disponible commune aux utilisateurs et ressources sélectionnés.

L’ajout des ressources se fera par l’ajout (l’invita= tion) de participants.

Saisir directement la ressource ou la sélectionner dans l’annuaire (par le bouton ajout d’autres personnes). Ensuite, = l’attribut « ressources » sera enfin applicable :

Lors de la planification, il n’est possible que de connaît= re les périodes libres ou non, sauf pour les agendas sur lesquels on dispose de droits de lecture. Dans ce cas, le libellé du rendez-vou= s sera obtenu simplement en passant au dessus avec la souris. Si les informations de disponibilités ne sont pas accessibles (différents sites/ dossier public « temps libre/occupé »), ceux-ci apparaîtront hachurés !

Le bouton « sélection automatique suivante &raq= uo; permet de passer au créneau horaire suivant correspondant à = la durée du rendez-vous demandé.

Pour un utilisateur classique qui serait ajouté, celui-ci devra accepter la réunion afin de mettre à jour son propre agenda :

C’est cette opération qui sera réalisée automatiquement dans le cas d’une ressource !=

Outlook 2003 permet maintenant d’ouvrir facilement plusieurs agendas :

Cet affichage permet de vérifier que la réunion a bien été programmée en fonction de la disponibilité= de chaque agenda.

En cas de suppression ou modification, l’agenda de la ressource = est automatiquement mis à jour et les autres participants reçoiv= ent un message leur permettant d’accepter et de mettre à jour leur propre agenda. En cas de conflit avec d’autres rendez-vous, la planification refusera une période qui ne serait pas disponible.

L’utilisation d’une ressource la fait apparaître automatiquement dans la zone « emplacement ». Ceci p= ermet d’obtenir la liste des ressources nécessaires à un rendez-vous ou une réunion dans

En résumé,

Exchange permet de visualiser, centraliser l’utilisation de nombreuses ressources différentes (salles, voitures, rétroprojecteurs, …). Chaque personne peut ainsi facilement accéder aux plannings des ressources « rares »= ; en fonction de ses droits et planifier les éléments dont elle a besoin.

La bonne utilisation des ressources et de leur planification rend de g= rands services à de nombreuses situations parfois complexes (hôpita= ux, écoles, …) tout en évitant souvent des logiciels complémentaires.

Thierry DEMAN (MVP E= xchange et SQL/Server)

MCSE+I, MCSE:Option Messaging, MCDBA, MC= SE 2003, MCSA 2003:Option Security

Expert en technologies Microsoft chez &#= 8220;BY THE WAY”.